Pengenalan Sistem Informasi Manajemen

Standard

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Dilihat dari terminologi kata sistem informasi manajemen terdiri dari 3 (tiga) kata, yaitu :

  • Sistem

    Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu set unsur-unsur yang tergabung menjadi satu untuk suatu tujuan bersama. Semua sistem merupakan bagian dari sistem-sistem lain yang lebih besar.

  • Informasi

    Informasi berbeda dengan data, dimana dalam konteks sistem informasi manajemen data adalah kenyataan dan angka-angka yang sedang tidak dipakai dalam suatu proses pengambilan keputusan, dan biasanya berbentuk “historical records” yang dicatat dan disimpan tanpa maksud segera digunakan/dikeluarkan untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diperoleh kembali (dari records), dan telah diolah atau digunakan untuk tujuan-tujuan yang informatif atau sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.

  • Manajemen

    Manajemen terdiri dari proses-proses atau kegiatan-kegiatan yang mengutamakan apa yang dilakukan manajer-manajer dalam menjalankan organisasi, seperti operasi-operasi perencanaan, pengorganisasian, inisiatif, dan pengendalian.

    Seorang manajer merencanakan visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi dan tujuan serta memilih arah tindakan yang terbaik agar rencana-rencana tersebut dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Selain itu, manajer juga mengatur pembagian tugas dan meyelesaikan tugas-tugas tersebut serta mengatur pelimpahan wewenang dalam perusahaan. Kemudian manajer mengendalikan performa dari perusahaan dengan menentukan standar-standar performa serta mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan terhadap standar-standar tersebut.

Berikut adalah beberapa definisi sistem informasi manajemen menurut para ahli :

“Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi” (Burt Scanlan dan J. Bernard Keys)

“SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif, dan pengendalian” (Stoner, 1996)

“SIM adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa” (Mc. Leod, 1995)

Dari beberapa definisi tersebut dapat dikatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah perancangan dan pemograman sistem informasi dengan tujuan menghasilkan informasi yang tepat untuk proses pengambilan keputusan pada suatu organisasi atau perusahaan.

Lalu,, apakah sistem informasi manajemen sama dengan manajemen sistem informasi??

Manajemen sistem informasi adalah ilmu yang mengatur dan mengelola Sistem Informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi agar diperoleh informasi yang efektif untuk pengontrolan, monitoring dan pendelegasian tugas dan wewenang.

Dilihat dari dua pengertian tersebut, maka Sistem Informasi Manajemen TIDAK SAMA dengan Manajemen Sistem Informasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini..


Siklus Proses Informasi

Computer Based Information System (CBIS) mengibaratkan data sebagai bahan baku, kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu produk.


Elemen SI dan SIM

  • Hardware : PC / Notebook, Server, Komunikasi Data
  • Software : Sistem Operasi, Aplikasi
  • Brainware : Organisasi, SDM

Pada beberapa buku dikatakan bahwa brainware tidak hanya berupa organisasi dan SDM saja, tetapi juga mencakup Decision Support System (DSS), fungsi manajemen (POAC), Evaluasi, serta sumber informasi. Keseluruhan elemen tersebut disebut dengan “Enterprise”.

Penerapan SIM

Penerapan sistem informasi manajemen di perusahaan berbeda-beda untuk setiap level manajemennya. Pada level Top Management (Strategic Management) seorang manajer bertugas untuk merumuskan kebijakan dan strategi, menyusun objektifitas dan menentukan arah yang harus dituju oleh organisasi (visi dan misi organisasi/perusahaan). Sistem informasi yang digunakan adalah Executive Information System (EIS), Decision Support System (DSS), dan Office Information System (OIS).

Pada level Middle Management (Tactical Management) seorang manajer mengemban kebijakan yang telah ditetapkan oleh Top Management, mengkoordinasikan, mengontrol proses operasional, memastikan sumber daya (yang dialokasikan dalam strategic planning) ada dan digunakan secara efektif dan efisien, serta memiliki kontak langsung dengan pekerja/bagian operasional. Sistem informasi yang digunakan pada level ini adalah Management Reporting System (MRS), Decision Support System (DSS), dan Office Information System (OIS).

Pada level Lower Management (Operational Management) kontrol operasional dibutuhkan untuk memastikan semua kegiatan berjalan dengan lancar. Dimana pada tingkat ini tugas seorang manajer operasional adalah untuk mengaktualisasikan rencana yang dibuat pada level middle management dan mengontrol operasi harian ; aktifitas dari hari ke hari demi menjaga kelangsungan organisasi. Keputusan yang dibuat pada level ini memerlukan informasi yang lebih mudah disimpulkan mengenai status dan aktifitas tertentu dalam fungsi dasar bisnis. Sehingga hasil keputusan yang dibuat pun sesuai dengan apa yang diharapkan. Sistem informasi yang digunakan pada level ini adalah Transaction Process System(TPS), Decision Support System (DSS), dan Office Information System (OIS).

Type of IS

Purpose

Transaction Processing System Collects and stores information about and controls some aspects of transactions
Management Reporting System and Executive Information System

Converts TPS data into information for monitoring and managing performance, provides easily accessible , interactive information
Decision Support System Helps peoole make decisions by providing information, models or analytical tools
Office Information System Provides effective processing of organisational and business data, creates documents


Sumber Informasi

Sumber informasi ada 2, yaitu sumber informasi yang berasal dari dalam perusahaan (internal sources) dan sumber informasi yang berasal dari luar perusahaan (external sources). Kedua sumber informasi ini dapat berbentuk dalam media tertulis (laporan, surat, memo, dan email) ataupun lisan (rapat rutin, rapat yang dilakukan diluar jadwal, telepon, voice mail, tours, business meals, dan lain-lain). Informasi-informasi tersebut digunakan oleh manajer sebagai dasar untuk memecahkan masalah (problem solving) yang terjadi di perusahaan, ataupun sebagai dasar untuk pengambilan keputusan pada Decision Support System (DSS).



Fungsi Manajemen

Berikut adalah beberapa fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli :


Berikut adalah penjelasan dari fungsi manajemen menurut George R. Terry :

  • Planning (perencanaan)

    Fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus 5W1H.

    WHAT (apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa.

  • Organizing (pengorganisasian)

    Fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Siapa mengerjakan apa, dan siapa bertanggungjawab pada siapa.

  • Actuating (aktualisasi / penggerakan)

    Fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakan kerabat kerja (bawahan) agar bekerja dengan penuh kesadaran tanpa paksaan.

  • Controlling (pengendalian)

    Fungsi ini disebut juga sebagai fungsi pengawasan, yaitu suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan di lapangan sehingga tidak terjadi / meminimalisir kesalahan atau penyimpangan.

Referensi :

  1. Jae K. Shim, (2000), Information System and Technology for the Non Information System Executive, St. Lucie Press, USA
  2. Adrienne Curry, Peter Flett dan Ivan Hollingsworth, (2006), Managing Information and System, Routledge, London
  3. Kenneth Laudon, 2004, Management Information Systems: Managing the digital Form, 9th Edition, Prentice Hall
  4. http://sy-yuliani.com
  5. Catatan kuliah Information System Management Trimester 1 dengan Dr. Yeffry Handoko Putra, S.T, M.T
About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s