Organisasi dan Pengadaan (Procurement)

Standard

A. Definisi Organisasi

Menurut Fremont E. Karst dan James E. Rozensweigh, organisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari 5 (lima) subsistem, yaitu :

1. Subsistem Nilai dan Tujuan

Yaitu berbagai hal yang harus dilakukan agar manajemen itu baik dan benar.

  • Nilai, contoh penerapannya : Anggaran Dasar / Anggaran Rumah Tangga, UUD.
  • Tujuan, yaitu hasil akhir yang ingin dicapai.

2. Subsistem Technical

Yaitu cara kerja suatu organisasi atau manajemen.

Contoh penerapan subsistem technical, yaitu job description dan job specification.

3. Subsistem Psikososial

Yaitu hubungan antar personal yang ada dalam manajemen tersebut.

4. Subsistem Manajerial

Yaitu pembagian tingkatan-tingkatan dan tugas wewenang serta tanggung jawab berdasarkan jabatan yang dipegang oleh orang atau bagian yang bersangkutan.

5. Subsistem Struktural

Yaitu penataan keseluruhan komponen dan elemen manajemen.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Gambar Hubungan antar Subsistem

B. Struktur dan Bagan Organisasi

Struktur dan bagan organisasi dibagi menjadi 5 (lima) macam, yaitu :

1. Organisasi Lini

Adalah struktur organisasi yang memiliki bagan organisasi berbentuk segitiga vertikal/horizontal.

2. Organisasi Lini dan Staf

Adalah struktrur organisasi yang memiliki bagan organisasi berbentuk kerucut vertikal/horizontal.

3. Organisasi Fungsional

Adalah struktrur organisasi yang memiliki bagan organisasi berbentuk setengah lingkaran/lingkaran.

4. Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional

Adalah struktrur organisasi yang memiliki bagan organisasi berbentuk oval/lonjong telur.

5. Organisasi Komite

Struktur dan bagan organisasi berfungsi sebagai :

  1. Pembagian kerja, artinya setiap kotak akan mewakili tanggung jawab seseorang atau submit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
  2. Informasi atasan dan bawahan, artinya bagan organisasi akan menunjukkan garis komando siapa atasan dan siapa bawahan.
  3. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan, artinya uraian kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas kerja organisasi atau bidang-bidang tanggung jawab yang berbeda.
  4. Pengelompokan bagian-bagian kerja, artinya keseluruhan bagan menunjukkan dasar pembagian aktifitas organisasi.
  5. Tingkat manajer, artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perseorangan, tetapi juga hierarki manajemen secara keseluruhan.
  6. Pimpinan organisasi, artinya bagan organisasi menunjukkan sistem kepemimpinan organisasi.

C. Hubungan Organisasi Manajemen dan Administrasi

Hubungan antara organisasi, manajemen, dan administrasi dapat dianalogikan seperti semangkuk baso.  Dimana mangkuk baso adalah organisasi, sendok adalah manajemen, dan baso adalah administrasi. Semua elemen tersebut mempunyai fungsi dan ukurannya masing-masing.

D. Pengadaan (Procurement)

Pengadaan adalah fungsi operasional pertama dalam manajemen sumber daya manusia, yaitu proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa kemudian siapa.

  • Apa artinya manajer harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaan seorang karyawan berdasarkan uraian pekerjaan (job description).
  • Siapa artinya manajer mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaannya (job specification).

Pengadaan karyawan dalam sebuah perusahaan harus berdasarkan pada 8 hal, yaitu :

  1. Analisis pekerjaan (job analysis)
  2. Uraian pekerjaan (job description)
  3. Spesifikasi pekerjaan (job specification)
  4. Persyaratan pekerjaan (job requirement)
  5. Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
  6. Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
  7. Perluasan pekerjaan (job enlargement)
  8. Penyederhanaan pekerjaan (work simplication)

Analisis Pekerjaan (job analysis)

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

  • Menurut Edwin B. Flippo :

Job analysis is the process of studying and collecting information relating to the operations and responsibilities of a specific job”.

Artinya :

Analisis pekerjaan adalah suatu proses mempelajari dan mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan operasi/pelaksanaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.

  • Menurut Dale Yoder :

job analysis is the procedure by which the facts with respect to each job are systematically discovered and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which tasks, processes, responsibilities, and personnel requirements are investigated”.

Artinya :

Analisis pekerjaan adalah suatu prosedur untuk menemukan dan mencatat secara sistematis hal-hal yang berhubungan dengan suatu jabatan. Terkadang disebut juga sebagi job study yang mempelajari tentang tugas, proses kerja, tanggung jawab, dan persyaratan personal dari suatu jabatan.

Uraian Pekerjaan (job description)

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Uraian perkerjaan menguraian hal-hal sebagai berikut :

  1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan
  2. Hubungan tugas dan tangggung jawab
  3. Standar wewenang dan pekerjaan
  4. Syarat kerja
  5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan
  6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya

Contoh :

1)      Jabatan                 : Manajer Produksi

2)      Fungsi                  : Mengatur kegiatan poduksi

3)      Hubungan

–          Atasan      : a. ………………..

b. ………………..

–          Selevel      : a. ………………..

b. ………………..

–          Bawahan  : a. ………………..

b. ………………..

c. ………………..

4)      Tugas                    : ………………………………….

5)      Wewenang           : ………………………………….

6)      Tanggung jawab   : ………………………………….

7)      Sarana, Prasarana dan Fasilitas

Uraian :

  • Fungsi adalah kegiatan-kegiatan global yang dilakukan
  • Tugas adalah segala sesuatu yang harus dikerjakan
  • Wewenang adalah hak dari seseorang sesuai dengan jabatannya untuk member perintah dah melakukan berbagai hal yang terkait.
  • Tanggung jawab adalah segala bentuk tugas dan pekerjaan yang didasari oleh wewenang yang telah diselesaikan secara ideal dan bisa dipertanggungjawabkan
  • Sarana, prasarana dan fasilitas adalah perlengkapan dan peralatan yang diberikan untuk memperlancar tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

Spesifikasi Pekerjaan (job specification)

Menurut Edwin B. Flippo

job specification is a statement of the minimum acceptable human qualities necessary to perform a job properly”.

Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut :

  1. Tingkat pendidikan kerja
  2. Jenis kelamin pekerja
  3. Keadaan fisik pekerja
  4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
  5. Batas umur pekerja
  6. Status nikah
  7. Minat pekerja
  8. Emosi dan temperamen pekerja
  9. Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan pada setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan perusahaan itu sendiri. Ada yang menggunakan spesifikasi umum, dan ada juga yang menambahkan atau menyelipkan spesifikasi khusus yang hanya dipakai di perusahaan tersebut. Contohnya tinggi badan untuk pria 175 cm, tidak berkacamata dan berpenampilan menarik.

Contoh Spesifikasi Pekerjaan

CV. MEKAR JAYA

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan            : Kepala Bagian IT

Kode Jabatan            : Q-359

Tanggal                      : 10 Januari 2010

Penyusun                   : Didin Mujahidin

Departemen               : Divisi IT

Lokasi                        : Jln. Dalem Kaum No. 30A Bandung

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan                      : Teknik Informatika / Manajemen Informatika, menguasai office dan open office, menguasai pemograman dan database komputer (Oracle, SAP, PHP MySQL admin).

Pengalaman                      : 3 tahun bekerja di bidang IT

Persyaratan fisik              : Tidak buta warna, memiliki stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental          : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi yang bermutu tinggi.

Supervisi                          : Rentang kendali 3 – 9 orang lulusan SMK. Mampu berkomunikasi efektif lisan maupun tulisan.

Kondisi kerja                    : 75% duduk di atas kursi, tenang, dan berada dalam

ruangan ber-AC.

Evaluasi Pekerjaan (job evaluation)

Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan.

Penyederhanaan Pekerjaan (job simplication)

Work simplication is applying sense of finding the most economical use of human effort, materials, machines, time and spaces so that easier and better ways of doing work can be employed”.

Artinya :

Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Pengayaan Pekerjaan (job enrichment)

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan oleh seorang pejabat dalam jabatannya.

Persyaratan Pekerjaan (job requirement)

Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki.

Contohnya : Sopir mempunyai SIM A. usia maksimal 35 tahun, jujur, rajin, dll.

Perluasan Pekerjaan (job enlargement)

Perluasan pekerjaan yaitu pengembangan suatu jabatan yang dilakukan dengan cara mengembangkan tugas-tugas dalam jabatan tersebut secara horizontal. Penambahan tugas-tugas ini dilakukan dalam rangka menanggulangi ketidakpuasan kerja dari para karyawan terhadap pekerjaannya, yaitu dengan cara memperbesar ruang lingkup pekerjaannya (job scope).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s